在辦公室我最常處理到的電腦問題，就是這一個Outlook，平時看都沒事，但往往突然有一天，就會發生開啟時非常慢，你都以為當機了，但實際上如果等得夠久，還是可以進入到outlook裡，這很有可能就是你的Outlook資料夾檔案超過容許大小了，這種事不發生沒事，一發生工作都無法進行，非常困擾。
20250115更新
沒有想到這一篇還是很多人看!出乎意料之外，原來大家還是習慣使用outlook，雖然說gmail好像已經是大部份必備的信箱了。因此更新了一些步驟還有資訊。如果你還是會使用電腦來處理公事，真的要把這個技巧學起來喔!
什麼是PST檔案
PST檔案是微軟Outlook用來儲存信件的檔案，也是主要的郵件規則與行事曆、收件人儲存的地方。通常只要舊的PST檔能夠開啟，轉換上面都很容易操作。
Outlook版本與容許大小
| 版本 | 大小 |
|---|---|
| Oulook2003 | 20GB |
| Oulook2007 | 20GB |
| Oulook2010 | 文件50GB，實測20GB |
| Oulook2013 | 文件50GB，實測40GB |
| Oulook2019 | 文件50GB，實測40GB |
雖然文件查到Oulook2010以後的版本都可以到50GB，但實際上操作都沒有辦法到這麼大，再者，一個檔案到了50GB，除非你的電腦效能很好，否則開啟都需要花費很多時間，與其如此，不如定時進行封存來降低無法開啟的機會。
透過更換PST檔來提升Outlook速度
很多時候，透過封存可以降低PST的檔案，但實際能夠搬移的檔案大小其實有限，大部份的資料還是會先累積在主PST檔案，與其透過封存來搬移，我個人會比較傾向直接新增一個PST檔，除了保留原本的PST檔案之外，新的主PST檔案能使用的時間會更長。
step1 在outlook介面點選檔案
step2 開啟帳戶設定
step3 點選資料檔，然後點選新增。
step4 修改檔案名稱，並選擇要儲存的位置。PST檔就新增完成了
設定PST為預設值
完成新增資料檔，記得要將新增的資料夾設定預設值，信件才會進到新的資料夾中。
要特別注意的是，設定成預設值後，原本的待辦事項、行事曆、我的最愛，共用資料夾並不會變更儲存的位置。
同場加映：快速新增Outlook資料夾
如果你原本的檔案已經分了很多資料夾，新增新的PST檔後，可能會覺得相當驚慌，怎麼會一片空白。這裡可以透過封存這個技巧，快速幫你把資料夾建立起來
step1 在outlook介面點選檔案
step2 選擇信箱設定裡的清理舊項目
step3 設定封存資料檔
- 選擇舊的資料夾
- 封存郵件早於設定為比這個資料檔更早的時間，比如說2018年建立的資料檔，就可以設定為2017年以前，我很懶所以設定了一個2011年
- 封存的檔案記得選擇你新建的PST檔
- 最後按下確定
step4 完成資料夾新增
原本空白的資料夾
就會將你舊的PST檔案上建立的資料夾都帶進來了
設定收信的預設PST檔案
很多人做了最後一步後，會發現怎麼信件還是收到舊的PST檔裡。原本還需要到redgit裡去做修改，但不見得大家對修改redgit都很了解，一修改錯誤可能導致當機。因此新版Outlook很貼心的將這個功能做到外面。
step1 在outlook介面點選檔案
step2 開啟帳戶設定
step3 變更收信匣的收信位置
點選變更資料夾，並選擇你新的PST檔
選擇你真正要收信的資料夾，即可將新的信件收到新的收件夾裡。
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